مدیریت پروژه
تعریف مدیریت پروژه جزئیات بسیاری دارد که در این مقاله قصد داریم به بیان تمامی آن ها بپردازیم.
در کشورهای جهان سوم و یا در حال پیشرفت، مدیریت را علمی نوپا می دانند و بی شک مدیریت پروژه به عنوان یکی از زیر مجموعه های مدیریت نیز از علوم نو پا می باشد.
مدیر پروژه را می توان شخصی دانست که روابط انسانی را سامان می دهد و به وسیله آن کارایی را افزایش می دهد. به زبان ساده تر مدیر پروژه کسی است که پروژه را توسط افراد انجام می دهد.
مدیریت، علم یا هنری است که با توجه به پیچیدگی های ساختار نظام اقتصادی و اجتماعی، شیوه های تولید تکنولوژی و فرهنگ جامعه و …. متحول و پویا می گردد.
پروژه و تفاوت آن با کارها و وظایف روزمره و تکراری
کارها و وظایف روزمره دارای مفاهیم و الگوها و روش های سنتی برای مدیریت است اما پروژه و کارهای پروژه ای دارای ماهیتی کاملا متفاوت نسبت به کارها و وظایف روزمره هستند. به همین دلیل استفاده از آن مدیریت سنتی برای کارهای پروژه ای هیچ اثر بخشی و کارآمدی نخواهد داشت.
مطالعه بیشتر: انواع پروژه – معرفی دسته بندی پروژه‌ها – پروژه‌ها به چند دسته تقسیم می‌شوند
فرایند مدیریت پروژه
تعریف مدیریت پروژه به اینجا می رسد که آن را یک فرایند درنظر بگیریم. در فرایند مدیریت پروژه همه چیز به آن سمت پیش می رود که جریان دوره زندگی پروژه را از آسان ترین راه و با بهترین نتیجه در راستای دستیابی به هدف های پروژه برنامه ریزی و هدایت می کند.
در حالت کلی پروژه در سه دوره برنامه ریزی، اجرا و ارزشیابی و کنترل انجام می شود.
ابتدا در مرحله برنامه ریزی مهمترین اقدامات عبارتند از:
- تعیین هدف ها
- بررسی و برنامه ریزی منابع
- شناسایی استراتژی
- تهیه برنامه زمانی
پس از این مرحله وارد مرحله اجرا در پروژه می شویم.
از مهمترین اقدامات این مرحله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تامین و تخصیص منابع
- راهنمایی و هدایت پروژه
- هماهنگی
پس از اتمام مرحله اجرا وارد فاز ارزشیابی و کنترل پروژه می شویم.
از مهمترین اقدامات این مرحله نیز می‌توان موارد زیر را عنوان کرد:
- سنجش و اندازه گیری عملکرد ها و نتایج به دست آمده
- مقایسه نتایج و عملکرد ها با پیش بینی ها
- شناخت علل انحرافات
- حل مسائل و مشکلات
- پیگیری
اهمیت مدیریت پروژه
منابع محدود در تمامی پروژه ها و همینطور استفاده بهینه از آنها صاحبین پروژه را به سمت مدیریت صحیح می‌برد. درنظر داشته باشید که عدم مدیریت صحیح پروژه می‌تواند پیامدهای غیرقابل جبرانی برای صاحب پروژه داشته باشد. از جمله مهمترین پیامد ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تاخیر در برنامه های زمانی پیش بینی شده
- اضافه شدن بر هزینه های اجرایی پروژه فراتر از بودجه‌های پیش بینی و تعیین شده
- دوباره کاری های بیخود
- پرداخت جرایم ناشی از عدم خاتمه پروژه در تاریخ تعیین شده
- کاهش روحیه در کلیه کارگران و کارکنان حاضر در پروژه به دلیل عدم رسیدن به دست آورد و موفقیت های اعلام شده از قبل
مهمترین عوامل و زمینه ها در عدم موفقیت مدیریت پروژه
تا اینجا با تعریف مدیریت پروژه آشنا شدیم. همانطور که اشاره کردیم مدیریت پروژه دارای اهمیت بسیار زیادی است پس باید حتی الامکان شرایطی را فراهم کنیم که پروژه دچار سوء مدیریت نشود.
برخی از مهمترین دلایلی که باعث این سوء مدیریت می شود موارد زیر هستند:
- عدم ارزیابی صحیح پروژه ها
- اجرای چندین پروژه به صورت همزمان
- مدیر ناکارآمد
- پرسنل غیر متخصص
- عدم کنترل و نظارت بر درخواست های پیاپی کارفرما طی پروژه
ارکان یک سیستم مدیریت پروژه
برای دستیابی کامل و بهینه به هدف های پروژه باید از مدیریت پروژه بهره مند باشیم. ساخت سیستم کارآمد برای مدیریت پروژه باعث می شود که پروژه دارای هزینه هایی باشد که قابل حصول است. همینطور برنامه‌ریزی و تعهدات و کنترل پروژه نیز قابل دستیابی می باشد.
اگر در یک پروژه مدیران از سیستم صحیح برای مدیریت استفاده کنند تصمیمات در آن پروژه تنها بر اساس منافع کلی پروژه و سازمان است و هیچگونه منافع واحد و یا شخصی در آن اتخاذ نمی گردد.
سیستم های لازم و ضروری برای اجرای یک پروژه که ارکان سیستم مدیریت پروژه را تشکیل می دهند عبارتند از:
- سیستم سازمان و تصمیم گیری
- سیستم اطلاعات و هدایت
- سیستم ارتباطات
سیستم سازمان و تصمیم گیری
درواقع سیستم تصمیم گیری و سازماندهی دربرگیرنده مدیر پروژه و سازمان پروژه است و ماموریت آن تامین هدف های پروژه در چارچوب برنامه زمانی و بودجه تعیین شده می باشد.
سیستم ارتباطات
این سیستم، ارتباط بین مدیر و افراد تیم پروژه را با یکدیگر در درون سازمان پروژه و از سوی دیگر ارتباط سازمان پروژه را با سطوح بالای مدیریتی فراهم می آورد.
سیستم اطلاعات و هدایت
تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات در مراحل مختلف پروژه و در ادامه پردازش طبقه بندی و تحلیل آنها از مهمترین فعالیتهای سیستم اطلاعات و هدایت می باشد.
در این مرحله عموماً اطلاعاتی آماده می گردد که نقش تعیین کننده ای برای مدیران در پیشبرد و ادامه دادن فعالیت های پروژه دارد.
یکی از مهمترین اطلاعاتی که در این مرحله در اختیار مدیران پروژه قرار می‌گیرد هزینه‌ها و درآمدهای پروژه در سال جاری است.
مطالعه بیشتر: حسابداری پروژه های ساختمانی – بررسی مهمترین موارد در حسابداری این پروژه ها
نقش امور مالی و حسابداری در مدیریت پروژه
نقش امور مالی و حسابداری در مدیریت پروژه را می توان یکی از ارکان اصلی پروژه ها دانست. به این ترتیب که هیچکدام از مدیران پروژه بدون داشتن گزارشات صحیح از جریان نقدینگی پروژه و همینطور هزینه ها و درآمدهای آن هیچ گونه تصمیم صحیحی نمی توانند اتخاذ کنند.
انتخاب حسابدار در پروژه
مدیران پروژه باید حسابدارانی را استخدام کنند که به مبانی و اصول حسابداری پروژه کاملا آگاه باشند زیرا همانگونه که مدیریت پروژه با مدیریت فعالیت های روزانه و روتین تفاوت دارد، حسابداری پروژه های پیمانکاری نیز با حسابداری سایر فعالیت ها متفاوت است.
نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت
در این مقاله سعی کردیم شما را با تعریف مدیریت پروژه آشنا کنیم و در انتها به شما متذکر شدیم که امور مالی و حسابداری تا چه اندازه می‌تواند مدیران را در پیشبرد اهدافشان یاری کند.
گروه نرم افزاری ابنیه سافت با تهیه و تولید نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت، گام بسیار بلندی در مسیر مدیریت پروژه ها برداشته است. تمامی مدیران و حتی کسانی که فعالیت های پروژه ای را انجام میدهند می توانند با استفاده از امکاناتی که نرم‌افزار در اختیارشان قرار می‌دهد امور مالی و حسابداری پروژه های خود را به خوبی و با دقت بالا ثبت و همینطور تجزیه و تحلیل کند.
در نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت از شروع پروژه و تکمیل قرارداد تا صورت وضعیت قطعی و تحویل پروژه را می‌توانید ثبت و تجزیه و تحلیل کنید.
