آغاز پروژه پیمانکاری چگونه است؟
آغاز پروژه پیمانکاری همیشه از روال ثابتی پیروی می‌کند. زمانی که طرفین پروژه طبق قرارداد توافق کرده اند، پروژه‌های پیمانکاری با نامه ابلاغیه وارد مرحله ابلاغ و آغاز می شوند.
پیمانکاران از این به بعد کارفرمایان را متقاضی و یا مشتریان پروژه تلقی می‌کنند و باید پروژه را به بهترین صورت ممکن به اتمام برسانند.
پروژه‌های پیمانکاری و مهمترین مراحل ابلاغ آن در آغاز
اولین مرحله پس از توافق طرفین و شروع مرحله آغاز پروژه تعیین مدیر پروژه به عنوان سرپرست تیم می‌باشد.
سرپرست تیم موظف است مراحل زیر را جهت آغاز پروژه طی کند.
مراحل مهم آغاز پروژه به شرح زیر می‌باشد:
- بازنگری و مطالعه اسناد و مدارک قرارداد اولیه یا همان موافقتنامه
- تنظیم بهترین کانال ارتباطی با متقاضی و کارفرما و یا نمایندگان آنها
- برقراری جلسه نهایی پروژه پیمانکاری با متقاضی و کارفرما و یا نمایندگان آنها
- برقراری کدهای حسابداری برای پروژه و تعیین ردیف‌های خاص برای ثبت حسابداری
- تدوین برنامه‌ریزی و تعیین سازماندهی پروژه
- تجزیه و تحلیل برآوردهای اولیه پروژه
- تعیین جداول زمانبندی اولیه پروژه
- مرور برنامه‌های مهندسی و خرید و تامین کالا و مصالح و همینطور برنامه ساخت
- و…
بازنگری و مطالعه اسناد و مدارک قرارداد اولیه یا همان موافقتنامه
قبل از آغاز پروژه قطعاً مجری یا همان پیمانکار پروژه طرح پیشنهادی فنی و اقتصادی خود را به کارفرما ارائه نموده است.
وظیفه مدیر پروژه در بازنگری و مطالعه اسناد و مدارک قرارداد اولیه یک پروژه این است که وقت لازم و کافی برای بررسی دقیق‌تر این پیشنهادها صرف نماید به این معنی که باید تمامی اسناد مربوط به پیشنهاد اولیه دوباره و به صورت جامع و کامل مورد بررسی قرار گیرد تا هرگونه مشکلی که در آن وجود داشته باشد هر چه سریع‌تر رفع گردد.
آغاز پروژه‌های پیمانکاری و تنظیم کانال ارتباطی با کارفرما
مدیر پروژه برای کنترل پروژه بایستی یک سیستم ارتباطی بین بخش‌های مختلف پروژه با کارفرما تعریف و تنظیم نماید.
کارفرمایان باید بدانند که برای پیشبرد کلیه امور در پروژه بایستی به مدیر پروژه رجوع کنند همینطور کارفرمایان موظفند شخص یا سازمانی را به عنوان نماینده خود به مدیر پروژه معرفی نمایند تا کلیه امور اداری و فنی و مالی توسط ایشان با مدیر پروژه هماهنگ گردد.
برقراری جلسه نهایی با کارفرمایان در آغاز پروژه پیمانکاری
مدیر پروژه موظف است آخرین جلسه را با کارفرمایان پروژه برگزار نماید و بر اساس آن و برای کسب اطمینان از فهم و درک و توافق مشترک یک فهرست کنترل آماده نماید.
فهرست کنترل معمولاً شامل موارد زیر می‌باشد:
- شرح کار و خدمات
- اطلاعات مربوط به طراحی پروژه
- مهندسی و تدارکات
- روش‌های اداری شامل گزارش‌ها مدارک و اسناد و توزیع مدارک
- و…
برقراری کدهای حسابداری برای پروژه
یکی از مهمترین قسمت‌های مدیریتی در تمامی پروژه‌های پیمانکاری مدیریت امور مالی می‌باشد.
جهت پیشبرد اهداف مدیریتی در امور مالی در ابتدا می‌بایست با تعریف کدهای حسابداری اقدام به تعریف پروژه و سرفصل های هزینه ای در حسابداری کنیم.
کدینگ حسابداری جهت نظم دهی به امور حسابداری و مالی تعیین و تعبیه شده است.
اگر در همان ابتدا و شروع پروژه مراحل مربوط به طراحی کدینگ حسابداری به خوبی پیش برود مدیران و کارفرمایان پروژه می‌توانند در ادامه گزارشات حسابداری خوبی را تهیه و از آنها جهت پیشبرد هرچه بهتر اهداف پروژه استفاده نمایند.
در نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری ابنیه سافت نیز در زمان تعریف پروژه پیمانکاری می‌بایست حساب معین در کدینگ حسابداری برای آن پروژه تعریف و در ادامه سرفصل‌های هزینه‌ای پروژه را در گروه‌های مختلف تعریف و در پروژه مورد نظر از آنها استفاده نماییم.
تدوین برنامه‌ریزی و تعیین سازماندهی در آغاز پروژه پیمانکاری
مدیر پروژه می‌بایست برنامه مدونی برای پروژه تهیه نماید که در این برنامه بایستی مواردی از جمله اهداف، اولویت‌ها، فلسفه و رسالت پروژه تعیین گردد.
همچنین مدیر پروژه موظف است سازماندهی پروژه را از همان ابتدا به بهترین شکل ممکن صورت دهد تا در ادامه وظایف و افراد دچار تداخل در فعالیت‌ها و امور محوله نشوند.
تجزیه و تحلیل برآوردهای اولیه پروژه
مدیر پروژه موظف است در همان ابتدا یک برآورد اولیه از پروژه آماده کند.
این برآورد باید شامل سرفصل‌های زیر باشد:
- هزینه‌های دفتر مرکزی
- مجوزها و مصالح
- تجهیزات و مواد خام
- نیروی انسانی در مراحل مختلف
- هزینه‌های غیر مستقیم
- سایر هزینه‌ها
با اینکه این برآورد یک محاسبه تقریبی می‌باشد لیکن می‌تواند مبنایی برای محاسبات دقیق‌تر در آینده باشد.
تعیین جدول زمانبندی اولیه پروژه
یکی از مهمترین وظایفی که بر عهده مدیر و یا سرپرست پروژه می‌باشد تهیه و ابلاغ جدول زمانبندی برای پروژه پیمانکاری می‌باشد که در این جدول زمانبندی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
- تعیین فعالیت‌های کلیدی و زمان‌های انجام آن
- تهیه برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی اولیه
- تعیین و تهیه جدول زمانبندی برای فعالیت‌های اساسی و مهم
- تعیین تجهیزات و اقلام و مواد مهم و اساسی
نتیجه گیری
تمامی کارفرمایان و مدیران پروژه باید بدانند که صرفاً برنده شدن در مناقصات پیمانکاری می‌تواند نقطه پایان پروژه‌ها باشد به زبان ساده‌تر می‌توان گفت که تمامی پروژه‌ها پس از مرحله ابلاغ وارد فاز اصلی و اجرایی خود می‌شوند؛ لذا برنامه‌ریزی صحیح برای این مرحله از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
