تقسیم بندی انواع نرم افزارهای حسابداری

انواع نرم افزارهای حسابداری از بابت کارآیی و ویژگی ها به چند دسته مختف تقسیم می‌شود. مهم ترین نکته در این تقسیم بندی، توجه به نیاز کاربر برای حسابداری کسب‌وکار خود است. از این‌رو انواع نرم افزارهای حسابداری به ۶ دسته کلی تقسیم می‌شوند:

۱. نرم‌افزارهای حسابداری عمومی (General Accounting Software): این دسته از نرم‌افزارها به شرکت‌ها و کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا کتابخانه حسابداری عمومی خود را مدیریت کنند. این نرم‌افزارها شامل ویژگی‌هایی مانند دفترداری عمومی، کنترل مالی، ترازنامه، صورت‌سود و زیان، مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان و مدیریت پروژه‌ها می‌شوند.

۲. نرم‌افزارهای حسابداری مخصوص صنایع (Industry-Specific Accounting Software): این نرم‌افزارها به شرکت‌هایی کمک می‌کنند که در صنایع خاصی فعالیت می‌کنند. این نرم‌افزارها اغلب ویژگی‌ها و گزارش‌های خاصی دارند که به نیازهای صنعت مربوطه پاسخ می‌دهند. مثال‌ها شامل نرم‌افزارهای حسابداری مخصوص بیمه، مالیات، ساخت و ساز، آموزش و …

۳. نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین (Online Accounting Software): این نرم‌افزارها به کاربران این امکان را می‌دهند که از هر کجا به اینترنت دسترسی داشته باشند و حسابداری خود را مدیریت کنند. آنها اغلب از قابلیت‌های همگام‌سازی با بانک‌ها، تولید گزارش‌های مختلف و دسترسی به اطلاعات از راه دور بهره می‌برند.

۴. نرم‌افزارهای حسابداری مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک (Small Business Accounting Software): این نرم‌افزارها به صاحبان کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کنند تا حسابداری و مالیات خود را مدیریت کنند. آنها اغلب به سادگی و کارایی مخصوصی برای کسب‌وکارهای کوچک دارند.

۵. نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته (Enterprise Accounting Software): این دسته از نرم‌افزارها مخصوص شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ هستند و قابلیت‌های پیچیده‌تری مثل مدیریت مالی چند شعبه‌ای، حسابداری هزینه، انبارداری پیشرفته و گزارش‌دهی جامع دارند.

۶. نرم‌افزارهای مالیاتی (Tax Accounting Software): این نرم‌افزارها به افراد و شرکت‌ها کمک می‌کنند تا مالیات خود را محاسبه و ارسال کنند. آنها معمولاً به تازگی مقررات مالیاتی جاری را رعایت می‌کنند.

قابلیت‌های نرم افزارهای حسابداری

نرم افزار حسابداری می‌تواند الزاماً برای کسب‌وکار بخصوصی طراحی شده باشد. یک نمونه موفق از این نوع نرم افزارهای حسابداری تخصصی “نرم افزار حسابداری آپارتمانا” می‌باشد. همانطور که از عنوان آن پیداست این نرم افزار برای حسابداری امور مربوط به ساکنین ساختمان‌ها و برج‌های مسکونی طراحی شده است. با استفاده از این نرم افزار میتوان مواردی همچون دریافت شارژ ماهیانه، هزینه‌های مشترک ساختمان و … را مدیریت و گزارش‌گیری کرد.

نمونه دیگری از نرم افزارهای حسابداری تخصصی که با هدف برطرف کردن تمام نیازهای یک کسب‌وکار طراحی شده است، “نرم افزار حسابداری ابنیه سافت” می‌باشد. ابنیه سافت به‌طور تخصصی به حوزه عمران و ساخت‌وساز پرداخته و برای پیمانکاران، مهندسان و سازندگان بسیار راه گشاست.

اما از سوی دیگر نرم افزارهای حسابداری ساده ای (Entry-Level Accounting Software) نیز وجود دارند که برای حرفه یا موضوع بخصوصی طراحی نشده اند. این نرم افزارها همانطور که برای کسب‌وکارهای کوچک قابل استفاده هستند، می‌توانند برای حسابداری مخارج و هزینه‌های یک خانه نیز کاربردی باشند. استفاده از این نوع نرم افزارهای حسابداری معمولاً بسیار ساده است و نیاز به آموزش خاصی ندارد.

برخی از انواع نرم افزارها که برای حسابداری شخصی یا کسب‌وکارهای کوچک قابل استفاده است، به‌صورت نسخه موبایلی نیز موجود است تا کاربر بتواند به‌راحتی درآمد و هزینه‌های خود را ثبت کرده و گزارش‌گیری نماید. به‌طور نمونه “نرم افزار حسابداری پارمیس” یکی از بهترین نرم افزارها برای حسابداری شخصی است.

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

هنگام انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری برای کسب وکار خود، باید به چند ویژگی و عامل کلیدی توجه داشته باشید تا انتخاب مناسبی انجام دهید. در زیر ویژگی‌ها و ملاحظات مهمی که باید در نظر بگیرید آمده است:

۱. نیازهای کسب وکار: اولین گام برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری تعیین نیازهای دقیق کسب وکار شما است. باید بررسی کنید که کدام ویژگی‌ها و امکانات حسابداری برای شما ضروری هستند. مثلاً آیا نیاز به مدیریت مشتریان، انبارها یا حسابداری مالیاتی دارید؟

۲. سازگاری با صنعت: اگر کسب وکار شما در یک صنعت خاص فعالیت می‌کند، بهتر است نرم‌افزار حسابداری را انتخاب کنید که ویژگی‌ها و تنظیمات مخصوصیت‌های آن صنعت را پشتیبانی کند.

۳. مقیاس‌پذیری: اگر کسب وکار شما در حال رشد است، نیاز به یک نرم‌افزار حسابداری قابل توسعه دارید که بتواند با افزایش حجم کارها و نیازهای مالی شما همگام شود.

۴. استفاده‌پذیری: نرم‌افزار حسابداری باید آسان برای استفاده باشد. کاربران شما باید بتوانند به سادگی از آن استفاده کنند بدون نیاز به آموزش‌های طولانی.

سایر معیارهای انتخاب نرم افزار

۵. امکانات گزارش‌دهی: یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید امکانات گزارش‌دهی قوی داشته باشد تا بتوانید اطلاعات مالی خود را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیم‌گیری‌های بهتری بگیرید.

۶. امنیت: امنیت اطلاعات مالی بسیار حائز اهمیت است. باید از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید که امکانات حفاظت از اطلاعات و دسترسی محدود به آنها را داشته باشد.

۷. هزینه: هزینه‌های مرتبط با نرم‌افزار حسابداری نیز برای کسب وکار مهم است. باید مطالعه کنید که هزینه‌های ماهانه یا سالیانه چقدر است و آیا متناسب با بودجه شماست.

۸. پشتیبانی و به‌روزرسانی: اطمینان حاصل کنید که شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار به مرتب به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی‌های لازم را ارائه می‌دهد.

۹. معاونت اداری: در نظر داشته باشید که آیا نیاز به امکانات معاونت اداری مانند امکان اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری در تیم دارید یا خیر.

۱۰. قابلیت‌های گسترش: بررسی کنید که آیا نرم‌افزار قابلیت اضافه کردن افزونه‌ها یا ارتقاء به نسخه‌های پیشرفته را داراست.

۱۱. تجربه کاربران دیگر: بررسی نظرات و تجربه کاربران دیگری که از نرم‌افزار استفاده کرده‌اند، می‌تواند به شما در انتخاب مناسب کمک کند.

۱۲. تطبیق با قوانین مالیاتی: در کشوری همچون ایران که مقررات مالیاتی خاصی در آن حاکم است، مطمئن شوید که نرم‌افزار توانایی رعایت این مقررات را دارد.