ضرورت پیدایش مفهوم تنخواه
تنخواه، راه حلی برای ساده سازی فرآیند ثبت و پرداخت بخشی از هزینه هاست.
در تمامی پروژه ها، سازمان ها و یا شرکت ها پرداخت هایی که از طریق واحد حسابداری صورت می گیرد عموما دارای روالی است که توسط مدیران آن سازمان مشخص شده و به واحد حسابداری ابلاغ شده است.
اما در نظر داشته باشید که نمی توان همیشه از این روال تبعیت کرد. چرا که برای برخی از پرداخت ها پیروی از این مسیر، پیچیده و زمان‌بر خواهد شد.
عموما واحد حسابداری برای پرداخت های خود نیازی به یک سری تاییدات و در نهایت صدور چک است.
به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی اگر بخواهیم برای پرداخت کرایه بار ماشین حمل مصالح از این روال استفاده کنیم چقدر باید راننده را معطل کنیم. در نظر داشته باشیم که امثال این پرداخت ها مخصوصا در حسابداری پروژه بسیار به چشم میخورد.
تنخواه چیست؟
تنخواه مبلغی است که برای پرداخت های جاری تا سقفی مشخص در نظر گرفته می شود.
کسی که مسئول پرداخت و مدیریت تنخواه است را تنخواه‌دار می گویند.
معمولا تنخواه‌دار باید از پرسنل رسمی سازمان یا پروژه و دارای دانش قابل قبولی نیز باشد.
سقف پرداخت های تنخواه توسط مدیران تعیین می گردد و در ادامه به حسابداری ابلاغ می گردد.
البته که این مبلغ باید از منطق مشخصی پیروی کند.
کاملا بدیهی است که در یک پروژه ساختمانی پرداخت های جاری بسیار سنگین تر از یک شرکت کوچک است و به همین دلیل مبلغ اولیه و همچنین روال تسویه با تنخواه‌دار نیز متفاوت است.
در نظر داشته باشید که پرداخت های تنخواه‌دار باید بر اساس استاندارد باشد و پرداخت های خارج از روال نباید توسط آن پرداخت گردد.
به عنوان مثال در یک پروژه تحقیقاتی تسویه حساب کلی پرسنل به هیچ عنوان نباید از حساب تنخواه‌دار پرداخت گردد.
تنخواه‌دار و اسناد مثبته
اسناد مثبته اسنادی می باشند که در جریان هر پرداخت باید ضمیمه آن شوند. به زبان ساده تر به اسنادی که بابت آن پرداختی انجام می دهیم اسناد مثبته می گویند.
به عنوان مثال در فرآیند خرید، فاکتور خرید را می توان به عنوان اسناد مثبته آن فرآیند در نظر گرفت.
البته اسناد مثبته باید دارای شرایط و ویژگی هایی باشند که از نظر حسابداری و مدیریت قابل استناد باشند.
به عنوان مثال در فاکتور باید حتما مهر فروشگاه یا شرکت تامین کننده ثبت شود. یا اینکه در زمان پرداخت نقدی، حتما شخصی که وجه را دریافت می کند، برگه رسیدی شامل امضای خود، تحویل دهد.
در نظر داشته باشیم تمامی پرداخت ها باید دارای اسناد مثبته باشند و عموما پرداختی که دارای اسناد مثبته نباشد قابل قبول نیست و در حساب تنخواه‌دار، بستانکار نمی شود.
تنخواه در کدینگ حسابداری
حساب تنخواه از لحاظ نقد شدگی در بالاترین رده هاست و در جایگاه حساب های صندوق و بانک قرار دارد.
عموما در کدینگ حسابداری تنخواه در جایگاه :
گروه حساب ➡ دارایی های جاری
کل ➡ نقد و بانک
معین ➡ صندوق، بانک، تنخواه قرار می گیرد.
ویژگی ها و مهم ترین وظایف تنخواه‌دار
همیشه وظایفی به عهده تمامی تنخواه‌داران است که براساس نوع کار، پروژه و سازمان متفاوت هستند.
در ابتدا کلیه تنخواه داران موظفند حسابی جدا از حساب حقوقی خود به کارفرمایان و حسابدار معرفی کرده و در ادامه تاییدات آنها را جهت نوع پرداخت ها و میزان آن دریافت نمایند.
به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی کارفرما به تنخواه‌دار این مجوز را می دهد که وی دستمزد کارگران روزمزد را از حساب تنخواه پرداخت نماید. این در صورتی است که در شرکتی دیگر تنخواه‌دار هرگز اجازه پرداخت دستمزد را ندارد.
در ادامه تنخواه‌دار موظف به پرداخت هزینه های مورد قبول مدیران از محل تنخواه پس از کنترل کلیه مدارک و اسناد مثبته مربوط به آن است.
بعد از پرداخت، تنخواه دار اقدام به ثبت کلیه پرداخت ها در دفتر تنخواه می کند. این اقدام جهت بررسی مانده تنخواه و در ادامه ترمیم آن می باشد.
