سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه – ویژه مدیران پروژه

روش ها و سیستم های برنامه ریزی و کنترل پروژه

سیستم های برنامه ریزی و کنترل پروژه و روش های آن به مرور زمان تغییرات بسیاری کرده اند. ورود کامپیوتر و نرم افزارها را میتوان یکی از مهمترین علل تغییرات عمده در این روش ها و سیستم های برنامه ریزی و کنترل پروژه دانست.

این در حالیست که مدیریت ثمربخش و کارآمد بدون بهره گیری از کامپیوتر و نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه، کاری تقریباً غیر ممکن می باشد.

تعریف سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه از سال ۱۹۷۰ در کشورهای درحال توسعه به کنترل پروژه نامگذاری شد. دلیل این تغییر نام این بود که دیگر مفهوم برنامه ریزی و نقش و اهمیت آن در کنترل کاملاً شناخته شده بود.

کنترل پروژه مجموعه ای از عوامل زیر است که به یکدیگر مرتبط هستند و وابستگی دارند: 

• پرسشنامه ها
•  فرم های دریافت اطلاعات
•  سیستم ها
•  برنامه های پیش ساخته
•  روش ها 
•  فنون
•  منابع

فرایند سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه 

سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه صرفاً یک سیستم پیچیده و بغرنج که نیاز مبرم به دانش کامپیوتر و ریاضیات دارد نیست، بلکه می تواند بسیار ساده و قابل درک باشد.

در یک سیستم کنترل پروژه افراد یا منابع زیر حضور دارند:

• مهندسان و مشاوران
•  پیمانکاران و کارفرمایان
•  ناظران
•  وکلا و حقوقدانان
•  برنامه‌ریزان و برآورد کنندگان
•  حسابداران و حسابرسان

که می توانند اطلاعات زیر را در اختیار ما قرار دهند:

• نقشه ها و مشخصات فنی 
• نامه ها و یادداشت ها و فرم ها
•  گزارش های پیشرفت کار 
• قراردادها و اسناد مالی و هزینه ای
•  برنامه های زمانی و برآوردهای مالی
•  سیاست ها و اولویت های سازمانی

حال مدیر پروژه می بایست بر اساس اطلاعاتی که از افراد یا منابع به دست می آورد کنترل پروژه را به بهترین صورت ممکن پیش ببرد.

ماموریت و هدف سیستم کنترل پروژه

کار اصلی و ماموریت سیستم  کنترل پروژه عبارت است از:

• تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف دوره زندگی پروژه
• پردازش، طبقه بندی و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش های لازم برای مدیر پروژه

استفاده از اطلاعات جمع آوری شده می تواند مدیران پروژه، پیمانکاران، مشاوران و سایر افراد دخیل در پروژه را برای واکنش های مناسب و فوری جهت حفظ برنامه زمانبندی و همینطور کنترل بودجه پروژه و رعایت مشخصات فنی کمک بسیاری دهد.

به زبان ساده می‌توان گفت که ماموریت سیستم کنترل پروژه، کمک به مدیر پروژه و ایجاد توانایی در وی برای بهینه کردن عامل زمان و هزینه و کیفیت در اجرای پروژه است.

قابلیت های سیستم کنترل پروژه

یک سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه باید برای تمامی نگرانی‌های مدیران پروژه پاسخ های مناسبی ارائه دهد.

همانطور که میدانیم مدیران پروژه در جریان فرآیند اجرایی پروژه دغدغه های فراوانی دارند. پاسخگویی صحیح و مدیریت آن ها از قابلیت های مهم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد.

از مهمترین دغدغه ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• زمان اجرای پروژه
• آیا پروژه در زمان اعلامی به پایان می رسد.
• استفاده بهینه از مهمترین منابع موجود در پروژه از جمله نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات همچنین اینکه سایر منابع به چه صورت باشد که دارای بالاترین و در ادامه با کیفیت ترین راندمان باشد.
• مدیریت صحیح مواد و مصالح نظیر آجر، سیمان، آهن به صورتی که در بهترین زمان ممکن به تامین کنندگان سفارش داده شده و بتواند در بهترین زمان ممکن در پروژه صرف شود.
• وضعیت نقدینگی پروژه در بازه های زمانی مختلف و در ادامه پرداخت به موقع صورتحساب ها و سایر اتفاقات مالی مربوط به پروژه

انواع روش های زمانبندی و نمایش فعالیت

نمودارها را می توان یکی از بهترین روش ها برای تحلیل برنامه ریزی و زمانبندی و همینطور نظارت بر کارها و فعالیت ها دانست.

نمودارهای میله ای توسط هنری گانت و بر اساس نظرات و ایده های فردریک تیلور طراحی و ایجاد شد. در این روش ابتدا برای واحد زمانی پروژه مانند ساعت، روز، هفته و ماه و مانند این ها یک واحد تولیدی مشخص مثلاً یک سانتی متر تعیین می شود. سپس در ادامه طول مدت اجرای هر فعالیت را با توجه به مقیاس معیّن به شکل یک میله در مقابل نام فعالیت و به موازات محور زمان نمایش می‌دهند. بدین ترتیب در یک نمودار میله ای طول میله یا خط نمایش‌دهنده مدت اجرای  فعالیت دارای مقیاس است.

نمودارهای میله ای را به اختصار همان نمودار گانت می نامند.

امور مالی در سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

همانطور که در قسمت معادله مدیر پروژه خدمتتان عرض کردیم یکی از مهم ترین افراد و یا منابع در پروژه ها حسابداران و حسابرسان هستند که می توانند با ارائه اطلاعات قراردادها و اسناد مالی و هزینه ای به همراه برآورد های مالی، گزارشات بسیار مهمی را جهت برنامه ریزی و کنترل پروژه در اختیار مدیران پروژه قرار دهند.

در این بین استفاده از نرم افزار حسابداری یکی از مهم ترین ابزار برای ثبت و در ادامه گزارش گیری از اطلاعات مالی و حسابداری می باشد.

نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت

نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت با رویکردی کاملا متفاوت به پروژه ها توانسته تمامی نیازهای مدیران پروژه را به بهترین صورت ممکن شناسایی و با بهترین راهکارها نسبت به حل آنها اقدام نماید.

از مهمترین امکانات نرم افزار حسابداری پروژه ابنیه سافت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

•  ثبت پروژه ها به تعداد نامحدود 
• ثبت سرفصل ها و مراکز هزینه ها به تعداد نامحدود 
• معرفی تمامی افراد و منابع درگیر در پروژه
•  ارائه انواع گزارشات مدیریتی از جمله گردش هزینه ها، صورت سود و زیان، ترازنامه ها 
• تهیه صورت وضعیت ها و صورت هزینه ها
•  سایر موارد