نرم افزارهای حسابداری و راهنمای انتخاب بهترین گزینه

چرا نرم افزارهای حسابداری؟

نرم افزارهای حسابداری طی سالیان گذشته به یکی از مهمترین ابزارها در مدیریت کسب و کارها تبدیل و بسیاری بر این باورند که اگر در جریان کار به نرم‌افزارهای حسابداری خود دسترسی نداشته باشند عملا تعطیل هستند.

اهمیت نرم افزارهای حسابداری را می توان در این دانست که، به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی اگر ما نتوانیم هزینه های مصرفی را ثبت و در ادامه از آنها گزارش گیری کنیم عملاً امکان محاسبه بهای تمام‌شده هر پروژه برای ما فراهم نیست.

یا به عنوان مثالی دیگر در یک فروشگاه اگر به قیمت خرید کالاها دسترسی نداشته باشیم عملا محاسبه قیمت فروش و در ادامه دریافت سود و زیان فروشگاه برای ما غیرممکن است.

انواع نرم افزارهای حسابداری بر اساس نیاز کسب‌وکارها

نرم افزارهای حسابداری را می توان بر اساس نیازهای کسب و کارها به چند دسته بندی تخصصی تقسیم کنیم:

نرم افزارهای حسابداری ساده و پایه ای

بسیاری از کسب و کارها نیازی به معادلات پیچیده حسابداری و صدور اسناد مالی ندارند و فقط ثبت فاکتورهای خرید و فروش و در ادامه بررسی مانده حساب اشخاص و انبار نیازهایشان را برطرف می کند.

برای این دسته از کسب و کارها استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ساده و پایه ای بسیار کاربردی تر است تا استفاده از نرم افزارهای حسابداری پیچیده.

در نرم افزارهای حسابداری ساده و پایه ای معمولا عملیات ابتدایی حسابداری به راحتی قابل انجام است.

نرم افزارهای حسابداری پیشرفته و تخصصی

در مقابل کسب و کارهای کوچک که نیازهای بسیار اندکی در جریان مدیریت امور مالی و حسابداری خود دارند کسب و کارهایی هستند که دارای پیچیدگی های بسیار در این امور هستند.

کارخانجات تولیدی و پروژه‌های بزرگ، پیچیدگی‌های زیادی در مدیریت امور مالی و حسابداری دارند؛ از جمله محاسبه بهای تمام شده و روال‌های حقوقی.

برای مدیریت امور مالی و حسابداری این قبیل از کسب و کارها باید از نرم افزارهایی با امکانات بسیار پیشرفته استفاده کنیم تا در این مسیر دچار چالش نشویم.

نرم افزارهای حسابداری سفارشی

برخی از کسب و کارها در هیچ کدام از دسته بندی های بالا قرار نمی گیرند به زبان ساده اینکه این کسب و کارها نه دارای ویژگی های خیلی پیچیده هستند و نه اینکه کسب و کاری کوچک هستند. این دسته از کسب و کارها معمولا برای مدیریت امور مالی و حسابداری خود نیاز به نرم‌افزارهای سفارشی هستند.

به عنوان مثال مجموعه ای مانند دیجی کالا دارای پیچیدگی های بسیار زیادی در امور مالی خود است که طبیعتا مدیریت آنها نیاز به نرم افزارهای حسابداری کاملا سفارشی دارد که باید بر اساس نیازهایشان طرح ریزی شود.

انواع نرم افزارهای حسابداری بر اساس نحوه ارائه و استقرار

یکی دیگر از روش‌های دسته‌بندی نرم‌افزارهای حسابداری، بر اساس نحوه ارائه و استقرار آن‌هاست.

در ادامه به معرفی برخی از این دسته بندی ها اشاره می کنیم

نرم‌افزارهای ابری (Cloud-based)

این دسته از نرم‌افزارهای حسابداری را می توان نرم افزار های حسابداری ابری و یا تحت وب دانست.

این نرم افزارها به هیچ عنوان نیازی به نصب ندارند. در این مدل از نرم افزارها، کاربران با مراجعه به آدرسی خاص و با وارد کردن اطلاعات کاربری خود وارد نرم افزار می شوند.

تولیدکننده نرم‌افزار سرورهایی را برای نگهداری داده‌ها خریداری می‌کند و این داده‌ها به دلیل زیرساخت‌های امن، از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند. اگر تجربه استفاده از بانکداری اینترنتی را داشته باشید عملا از نرم افزاهای حسابداری ابری استفاده کرده اید.

از بهترین نرم افزارهایی که بصورت ابری به امور حسابداری پروژه های ساختمانی و پیمانکاری اشاره دارد نرم افزار حسابداری ابنیه سافت است که به راحتی از طریق این لینک می توانید به معرفی محصولات دسترسی داشته باشید.

نرم‌افزارهای نصب‌شدنی (On-premises)

این نوع نرم‌افزارهای حسابداری از گذشته‌های دور در دسترس کاربران است.در این نرم‌افزارها، تولیدکننده هیچ مسئولیتی در قبال داده‌های مشتریان نمی‌پذیرد. داده‌ها تنها از طریق سیستمی که نرم‌افزار بر روی آن نصب است، قابل دسترسی هستند.

نرم‌افزارهای موبایل

دسته دیگری از نرم افزارهای حسابداری نیز وجود دارد که برا استفاده های شخصی و یا امور مربوط به حسابداری شخصی استفاده می شود.

این نرم افزارها معمولا بسیار کوچک و ساده طراحی و برنامه نویسی می شوند.

این نرم افزارها معمولا به صورت اپلیکیشن های کاربردی در اختیار کاربران قرار می گیرند.

ویژگی‌های کلیدی در انتخاب نرم افزارهای حسابداری

برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کارتان باید به تمامی مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم دقت کنید. از مهترین ملاک های دیگر برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می توان به موارد زیر اشاره کرد:

رابط کاربری آسان و کاربردی

گزارش‌گیری دقیق و سریع

سازگاری با سیستم‌های دیگر (مثلاً سیستم‌های CRM)

امنیت داده‌ها

پشتیبانی و خدمات پس از فروش