اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی
نرم افزار حسابداری در پروژه‌های ساختمانی امروزه جایگاه ویژه ای پیدا کرده‌اند، زیرا پروژه های ساختمانی به دلیل گستردگی و پیچیدگی بسیار بالا و چندین لایه، نیازمند مدیریت مالی و حسابداری بسیار دقیق هستند. استفاده از نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی و ساخت و ساز به شما کمک می کند تا:
- هزینه‌ها و درآمدها را به صورت کاملا دقیق و با ذکر جزئیات پیگیری و ثبت کنید.
- اطلاعات مالی را در هر لحظه به روز نگه دارید و از آنها گزارش گیری کنید.
- گزارش های دقیق برای تصمیم‌گیری بهتر به مدیران پروژه ارائه دهید تا بتوانند در مسیر پروژه از آنها استفاده کنند.
روش‌های سنتی حسابداری مانند ثبت دستی داده ها در دفاتر و … به هیچ عنوان نمی‌توانند نیازهای مدرن و پیچیده مدیریت مالی و حسابداری پروژه‌های ساختمانی را برآورده کنند. در اینجاست که نرم افزارهای حسابداری وارد عمل می‌شوند.
نرم افزارهای حسابداری ساختمان سازی با ارائه گزارشاتی کاملا کاربردی و دقیق روند مدیریتی پروژه را کاملا حرفه ای پوشش می دهند و به عنوان دستیاری کاملا هوشمند مدیران پروژه را یاری می کنند.
گام اول : تحلیل نیازهای مالی پروژه
در اولین گام از پیاده سازی نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی باید به تحلیل نیازهای مالی و حسابداری پروژه بپردازیم. به جرات می توان گفت که این مرحله اساسی ترین مرحله در پیاده سازی نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی است.
برای تحلیل نیازهای مالی باید مراحل زیر را به دقت انجام دهیم:
- شناسایی حجم تراکنش‌های مالی پروژه طی بازه های زمانی مختلف و متفاوت.
- تعیین نیاز به گزارش‌های خاص مانند گزارش های سود و زیانی، گزارش های مانده گیری و بسیاری گزارشات دیگر
- تحلیل تعداد کاربران نرم افزار و بخش‌هایی که نیاز به دسترسی به نرم‌افزار دارند.
گام دوم : انتخاب نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی
انتخاب نرم افزار حسابداری برای پروژه‌های ساختمانی باید بر اساس نیازها و بودجه انجام شود. معیارهای مهم در انتخاب نرم‌افزار عبارتند از:
- سهولت استفاده: نرم‌افزار باید رابط کاربری ساده و قابل فهمی داشته باشد.
- امکانات پیشرفته: قابلیت مدیریت چند پروژه، گزارش‌گیری پیشرفته.
- پشتیبانی و به‌روزرسانی: ارائه خدمات پشتیبانی قوی و به‌روزرسانی‌های منظم.
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای پروژه های ساختمانی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است زیرا استفاده از یک نرم افزار حسابداری عمومی نمی تواند نیازهای اساسی ما در پروژه ها را تامین و گزارشات کاربردی در اختیارمان قرار دهد.
نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت به عنوان یک نرم افزار حسابداری کاملا تخصصی در پروژه های ساختمانی مورد استفاده قرار می گیرد.
این نرم افزار با ارائه امکاناتی کاملا کاربردی می تواند کلیه نیازهای مدیران پروژه را در امور حسابداری و حسابرسی رفع و به عنوان دستیاری هوشمند در پروژه عمل کند.
از مهمترین گزارشات نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت می توان به موارد زیر اشاره نمود :
- محاسبه قیمت هر متر مربع ساختمان
- محاسبه سود و زیان کل ساختمان
- محاسبه سود و زیان هر یک از واحدهای ساختمان
- گزارش جامع حساب شرکا و در ادامه مانده گیری از حساب آنها
- گزارشات حسابداری جامع شامل ترازنامه، تراز آزمایشی و گزارشات سود و زیانی
- گردش مصالح و متریال مصرفی
- و بسیار امکانات دیگر
جهت مشاهده و بررسی جامع امکانات نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت می توان به این آدرس مراجعه کنید.
گام سوم : آماده سازی برای پیاده سازی
آماده‌سازی برای پیاده سازی نرم افزار حسابداری ساختمان سازی شامل تجهیز و انتخاب تیم مالی و زیرساخت‌های فنی است. البته در نظر داشته باشید که بسیاری از امور مربوط به آماده سازی برای پیاده سازی به انتخاب نرم افزار حسابداری بستگی بسیاری دارد.
به عنوان مثال در یک نرم افزار حسابداری آنلاین مانند ابنیه سافت نیازی به زیر ساخت های فنی سنگین به هیچ عنوان وجود ندارید زیرا در نرم افزار های آنلاین نیاز سخت افزاری فقط در حد بازشدن مرورگری مانند کروم است.
در انتخاب تیم مالی هم ماجرا به همین صورت است، در یک نرم افزار حسابداری ساختمان سازی مانند ابنیه سافت که همه امور مالی و حسابداری به صورت کاملا اتومات انجام می شود نیازی به نیروی حسابداری گران قیمت با دستمزد بالا نیست و کاربرانی با کمترین دانش نیز می توانند از نرم افزار با قدرت استفاده نمود.
گام چهارم : تنظیمات اولیه نرم افزار
پس از نصب و راه اندازی اولیه نرم‌افزار، تنظیمات اولیه باید با دقت بسیار زیادی انجام شود. از مهمترین تنظیمات اولیه در نرم افزارهای حسابداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعریف حساب‌ها و کدینگ مالی: ایجاد ساختار مناسب برای ثبت کلیه تراکنش‌های مالی و حسابداری نرم افزار.
- ورود اطلاعات پایه: وارد کردن اطلاعاتی مانند پروژه‌ها، مشتریان و تأمین‌کنندگان و شرکا و …
- آزمایش سیستم: اطمینان از عملکرد صحیح نرم‌افزار قبل از شروع استفاده گسترده.
در این قسمت نیز انتخاب نرم افزار دارای اهمیت بسیار زیادی است، به عنوان مصال در نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت، ساختار کدینگ حسابداری مطابق با اصول سازمان حسابرسی چیده شده است و نیازی به هیچ گونه تغییرات در این ساختار وجود ندارد.
همچنین داده های اولیه بسیاری در نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت برای شروع کار کاربران فراهم شده است که مسیر کار با نرم افزار را برای کاربران بسیار هموار کرده است.
از مهمترین این داده های اولیه می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- گروه‌بندی و تعریف دقیق هزینه‌ها به همراه مراکز هزینه
- گروه‌بندی و تعریف کالا و مصالح مصرفی
- و سایر اطلاعات کلیدی برای مدیریت بهینه مالی پروژه‌ها
گام پنجم : پیاده سازی و نظارت بر عملکرد نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی
در این مرحله، نرم‌افزار به صورت عملیاتی در پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این مرحله باید کلیه عملیات در نرم افزار ثبت و با گزارش گیری از آنها و بررسی نتایج آن از عملکرد نرم افزار اطمینان حاصل شود.
- شروع با یک پروژه کوچک برای شناسایی مشکلات احتمالی.
- دریافت بازخورد از کاربران و بهینه‌سازی فرآیندها.
- بررسی گزارش‌ها برای اطمینان از دقت داده‌ها.
جمع بندی نهایی
پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری در پروژه های ساختمانی یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای بهبود مدیریت مالی و افزایش کارایی است. با دنبال کردن گام‌های ذکرشده، می‌توانید این فرآیند را به‌صورت مؤثر و بدون دردسر انجام دهید.
اگر می خواهید در پایان پروژه سردرگم در اعداد نباشید و به راحتی گزارشات مالی ارزشمندی از نرم افزار دریافت کنید حتما از نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت استفاده کنید.
