دلیل اهمیت هزینه های غیر مستقیم
مدیریت هزینه های غیر مستقیم یکی از اصلی ترین چالش ها در هر پروژه ای است. عموما مدیریت هزینه های مستقیم به راحتی قابل پیش بینی و اندازه گیری هستند (مانند هزینه های مواد و مصالح، هزینه های حقوق و دستمرد، هزینه های اجاره بها و …) اما در مقابل هزینه های غیر مستقیم را نمی توان به راحتی پیش بینی و اندازه گیری کرد.
از مهترین هزینه های غیر مستقیم در هر پروژه ای می توان به هزینه‌های اداری، بیمه، مالیات، و نگهداری تجهیزات اشاره کرد که شاید در نگاه اول کوچک به نظر برسند اما در طول زمان می توانند بخش قابل توجهی از هزینه ها را در پروژه ای در برگیرند.
مدیریت هزینه های غیر مستقیم از اهمیت بسیاری برخوردار است.
هزینه های غیر مستقیم در پروژه ها و انواع آن
برای مدیریت هزینه‌های غیرمستقیم، ابتدا باید با انواع آن آشنا شویم. این هزینه‌ها را می‌توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:
هزینه‌های اداری و پشتیبانی
شامل حقوق پرسنل اداری، اجاره دفاتر، قبوض انرژی و ارتباطات که معمولا در پروژه های بزرگ بسیار چشمگیر هستند.
به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی هزینه های مستقیم مانند مصالح مصرفی، خرید امتیازات و مجوزها و … به راحتی قابل شناسایی است اما اگر برای مدیریت پروژه ها نیاز به دفتری داشته باشیم، هزینه های دفتر به مرور زمان می تواند مبالغ بسیاری را به پروژه تحمیل کند.
هزینه‌های بیمه و مالیات
پوشش بیمه‌ای برای پروژه‌ها و پرداخت‌های مالیاتی مرتبط.
طی سالیان گذشته سازمان امور مالیاتی کشور با راه اندازی سامانه های مختلف مانند سامانه جامع مودیان و سایر سامانه ها، مالیات ستانی را کاملا مکانیزه کرده که این اتفاق نیز نقش بسیاری در افزایش هزینه های مالیاتی برای تمامی پروژه ها دارد.
هزینه‌های نگهداری تجهیزات
شامل تعمیرات و نگهداری ماشین‌آلات، تجهیزات و وسایل مورد استفاده در پروژه.
هزینه‌های استهلاک
کاهش ارزش دارایی‌ها و تجهیزات با گذشت زمان.
هزینه‌های غیرقابل پیش‌بینی
هر هزینه‌ای که به صورت غیرمنتظره در طول پروژه به وجود می‌آید و به مدیریت و کنترل نیاز دارد.
راهکارهای مدیریت هزینه‌های غیرمستقیم
مدیریت هزینه های غیر مستقیم نقش بسیاری در کاهش هزینه های پروژه ها دارد و به بهبود سودآوری پروژه ها کمک بسیاری می کند.
در ادامه به چند راهکار برای مدیریت هر چه بهتر هزینه های غیرمستقیم در پروژه ها اشاره می کنیم.
بودجه بندی دقیق برای مدیریت هزینه های غیرمستقیم
یکی از بهترین راهکار ها برای مدیریت هر چه بهتر هزینه های غیر مستقیم بودجه بندی است.
یک بودجه‌ریزی دقیق و جامع که هزینه‌های غیرمستقیم را هم در نظر بگیرد، می‌تواند از مشکلات مالی در طول پروژه جلوگیری کند. برای این منظور باید:
- همه هزینه‌های غیرمستقیم را پیش‌بینی کرده و در بودجه اولیه لحاظ کنید.
- از ابزارهای بودجه‌ریزی استفاده کنید تا هرگونه تغییرات را به سرعت تشخیص دهید.
نظارت و کنترل منظم
یکی از راهکارهای کاربردی دیگر در مدیریت هزینه های غیر مستقیم نظارو و کنترل منظم آنهاست.
باید به طور منظم هزینه های واقعی را با هزینه های برنامه ریزی شده مقایسه کنیم تا از انحرافات بودجه جلوگیری شود.
استفاده از فناوری‌های مدیریت پروژه
استفاده از فناوری های مدرن مدیریت پروژه می تواند نقش مهمی در مدیریت هزینه های غیر مستقیم در پروژه ها داشته باشد.
نرم افزارهای حسابداری در این بین یکی از مهترین ابزارهای مدیریتی در پروژه ها هستند.
گروه نرم افزاری ابنیه سافت با سالها تجربه در زمینه مدیریت پروژه توانسته محصولاتی را آماده کند که به راحتی می توانند گزارشات بسیار متنوعی را در اختیار مدیران پروژه قرار دهند.
نرم افزار حسابداری ابنیه سافت این امکان را به شما می دهد که :
- گزارش‌های دقیق و به‌روز از وضعیت مالی پروژه‌ها تهیه کنید.
- هزینه‌ها را به صورت دقیق‌تر و جزئی‌تر پیگیری کنید.
- به راحتی تغییرات مالی و هزینه‌های غیرمستقیم را مدیریت کنید.
- و…
بهبود کارایی فرآیندها برای مدیریت هزینه های غیر مستقیم
یکی از راه‌های کاهش هزینه‌های غیرمستقیم، بهبود فرآیندها و کارایی در تمام جنبه‌های پروژه است. این امر شامل:
- کاهش زمان‌های هدر رفته و منابع غیرضروری.
- بهینه‌سازی استفاده از تجهیزات و منابع.
- کاهش هزینه‌های اضافی ناشی از تأخیرها و خطاهای عملیاتی.
استفاده از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کارآمد برای مدیریت هزینه های غیر مستقیم
انتخاب پیمانکاران و تأمین‌کنندگانی که خدمات با کیفیت و هزینه‌های مناسبی ارائه می‌دهند، می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه‌های غیرمستقیم داشته باشد. برای این منظور:
- پیمانکاران را از نظر کیفیت و هزینه مقایسه کنید.
- قراردادهایی با شرایط مناسب و تضمین‌های مالی محکم امضا کنید.
تاثیر نرم‌افزارهای حسابداری در مدیریت هزینه‌های غیرمستقیم
استفاده از نرم افزارهای حسابداری یکی از بهترین راهکارها برای مدیریت هزینه های غیر مستقیم در پروژه هاست.
با کمک نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توان هزینه‌های غیرمستقیم را به صورت دقیق‌تر دسته‌بندی و تحلیل کرد و از این طریق هزینه‌های اضافی را شناسایی و کنترل نمود. این ابزارها می‌توانند داده‌های مالی را به صورت اتوماتیک جمع‌آوری و تحلیل کنند و به مدیران پروژه کمک کنند تا تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری داشته باشند.
اهمیت مدیریت بهینه هزینه‌های غیرمستقیم در موفقیت پروژه‌ها
با توجه به اینکه تمامی مدیران پروژه گمانشان بر این است که اگر هزینه های مستقیم پروژه را کاهش دهند می توانند به سودآوری خوبی برسند اما باید به هزینه های غیر مستقیم هم توجه بسیاری کرد.
هزینه های غیر مستقیم نقش بسیار زیادی در هزینه های پروزه دارند و می توانند میزان سود آوری پروزه را به میزان زیادی افزایش و یا کاهش دهند.
