تعریف ترازنامه و ویژگی‌ها
ترازنامه حسابداری یکی از اصولی‌ترین ابزارهای مورد استفاده در حسابداری است. این ترازنامه یک سند مالی است که وضعیت مالی یک شرکت یا سازمان را در یک زمان خاص نشان می‌دهد. این سند مالی حاوی اطلاعاتی است که به صورت یک تعادل دو طرفه رابطه‌ای که بین دارایی‌ها و منابع مالی شرکت (بدهی ها +سرمایه) وجود دارد را نشان می‌دهد.
ترازنامه حسابداری دو بخش اصلی دارد:
- دارایی‌ها (Assets): این بخش شامل همه دارایی‌های مالی و غیرمالی است که شرکت در اختیار دارد. به عنوان مثال،منابع نقدی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی کالاها، اعتبارات مشتریان و دارایی‌های ثابت مانند ساختمان‌ها و تجهیزات.
- منابع مالی (Liabilities and Equity)(بدهی ها +سرمایه): این بخش شامل تمام منابع مالی است که برای تأمین دارایی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. منابع مالی شامل بدهی‌ها، تسهیلات اعطایی، حقوق صاحبان سهام (سرمایه شرکت) و سود‌های انباشته است.
ترازنامه بر اساس اصول حسابداری معمولاً به شکلی ساده و قابل فهم طراحی می‌شود و از اطلاعات مالی استفاده می‌کند تا بتواند به صورت مفید و قابل تفسیری وضعیت مالی یک سازمان را نشان دهد.
زمان تهیه ترازنامه حسابداری
ترازنامه به صورت دوره‌ای تهیه می‌شود. بازه زمانی تهیه ترازنامه ممکن است متفاوت باشد و بستگی به نیازها و الزامات حسابداری هر سازمان دارد.
بیشتر سازمان‌ها ترازنامه را به صورت سالانه تهیه می‌کنند. به عبارت دیگر، ترازنامه سالانه نشان دهنده وضعیت مالی شرکت در پایان سال مالی است. این ترازنامه عموماً شامل اطلاعات مالی و مالیاتی است که برای گزارش‌گیری مالی به مقامات مالی و ارائه به سهامداران و سایر ذینفعان استفاده می‌شود.
علاوه بر ترازنامه سالانه، ممکن است شرکت‌ها ترازنامه ماهانه، فصلی یا سایر بازه‌های زمانی مشخص دیگری را نیز تهیه کنند. این ترازنامه‌های میان‌دوره، که به عنوان ترازنامه میانی معروف هستند، برای دستیابی به اطلاعات مالی بیشتر و کنترل مالی بهتر در طول سال مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مهمترین نکته این است که ترازنامه‌ها باید با رعایت زمانبندی‌ها و قوانین حسابداری منطبق بر استانداردهای حسابداری ملی یا بین‌المللی، مانند استانداردهای حسابداری بین‌المللی (IFRS) یا استانداردهای حسابداری مالی (GAAP)، تهیه و ارائه شوند.
روش تهیه ترازنامه در ۵ مرحله
ترازنامه توسط حسابداران و کارشناسان مالی تهیه می‌شود. این افراد با استفاده از اطلاعات مالی و مالیاتی شرکت، مدارک مربوطه و سیستم‌های حسابداری، فرایند تهیه ترازنامه را انجام می‌دهند.
فرایند تهیه ترازنامه حسابداری عموماً شامل مراحل زیر است:
۱. جمع‌آوری اطلاعات مالی: اطلاعات مالی مورد نیاز برای تهیه ترازنامه از سیستم‌های حسابداری و دیگر منابع اطلاعاتی جمع‌آوری می‌شود. این شامل دسترسی به گزارش‌های مالی، کتاب‌های روزنامه و مستندات مالیاتی است.
۲. ترتیب و طبقه‌بندی اطلاعات: اطلاعات مالی جمع‌آوری شده بر اساس نوع و طبیعت آنها ترتیب داده می‌شوند. آنها به دسته‌هایی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام و… تقسیم می‌شوند.
۳. تعیین مقادیر: بعد از طبقه‌بندی، مقادیر مربوط به هر دسته از اطلاعات مالی مشخص می‌شوند. این شامل اعداد و مبالغ دقیق است که به وسیله روش‌های مختلفی حسابداری تعیین می‌شود.
۴. تهیه ترازنامه: با ترتیب و مقادیر مشخص شده، ترازنامه تهیه می‌شود. ترازنامه شامل دو ستون (دارایی‌ها و منابع مالی(بدهی ها +سرمایه)) و دو طرف (سمت چپ و سمت راست) است. مقادیر دارایی‌ها در سمت راست و مقادیر منابع مالی یا همان (بدهی ها +سرمایه)در سمت چپ قرار می‌گیرند. ترازنامه باید در دو طرف تعادل داشته باشد، به این معنی که مقدار دارایی‌ها با مقدار منابع مالی (بدهی ها +سرمایه) برابر باشد.
۵. تجزیه و تحلیل ترازنامه: پس از تهیه ترازنامه، آن را می‌توان برای تجزیه و تحلیل وضعیت مالی شرکت استفاده کرد. این شامل ارزیابی نسبت‌های مالی، تحلیل نقاط قوت و ضعف و بررسی عملکرد مالی است.
معمولاً حسابداران و کارشناسان مالی از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری مدیریتی برای تهیه ترازنامه استفاده می‌کنند که فرآیند تهیه و تجزیه و تحلیل را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند.
مزایای استفاده از نرم افزار برای تهیه ترازنامه حسابداری
تهیه ترازنامه با استفاده از نرم‌افزار حسابداری بسیار متداول است و مزایای زیر را به دنبال دارد:
- اتمام سریعتر و دقیق‌تر: با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، فرآیند تهیه ترازنامه سریعتر و دقیق‌تر انجام می‌شود. اطلاعات مالی وارد شده به نرم‌افزار به صورت خودکار محاسبه و تجمیع می‌شوند، که خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهد.
- اطلاعات مرکزی: با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، اطلاعات مالی شرکت در یک محیط مرکزی و یکپارچه قرار می‌گیرند. این امکان را به شما می‌دهد که به راحتی به اطلاعات مورد نیاز برای تهیه ترازنامه دسترسی پیدا کنید و از تداخلات دستی جلوگیری کنید.
- گزارشات و تجزیه و تحلیل: نرم‌افزارهای حسابداری به شما امکان می‌دهند گزارشات مالی مختلف را تهیه کنید. می‌توانید ترازنامه، صورت‌سود و زیان، جریان وجوه نقد و آنالیز نسبت‌های مالی را با استفاده از این نرم‌افزارها به سادگی و سرعت بالا تولید کنید.
- ذخیره‌سازی امن: با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، می‌توانید اطلاعات مالی را به طور امن ذخیره و نگهداری کنید. این امکان را به شما می‌دهد که به راحتی به تاریخچه‌ها و نسخه‌های قبلی ترازنامه دسترسی پیدا کنید و از از بین رفتن اطلاعات جلوگیری کنید.
- اتصال با سایر سیستم‌ها: نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً امکان اتصال و تعامل با سایر سیستم‌ها مانند سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP) را دارند. این اتصالات به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نیاز برای تهیه ترازنامه را به طور خودکار از سایر سیستم‌ها دریافت کنید و تداخل دستی را کاهش دهید.
به طور کلی، استفاده از نرم‌افزار حسابداری برای تهیه ترازنامه دقت، سرعت و کارآیی را افزایش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد بهترین تصمیم‌ها را بر اساس اطلاعات دقیق و جامع بگیرید.
ترازنامه در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت
ترازنامه با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت به صورت الکترونیکی و در قالب یک گزارش یا فایل PDF ارائه می‌شود. برای سهولت استفاده‌ی کاربران، امکاناتی را فراهم نموده‌ایم تا نرم افزار ترازنامه را به‌طور خودکار تولید کرده و به‌صورت چاپی یا الکترونیکی ارائه دهد. همچنین این امکان نیز وجود دارد که ترازنامه به‌صورت تعاملی در نرم‌افزار قابل مشاهده و بررسی باشد.
ترازنامه ای که توسط نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت تهیه می‌شود، شامل اطلاعاتی مانند موارد زیر می‌باشد:
۱. دسته‌بندی دارایی‌ها: شامل دارایی‌های جاری (نقدی، سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت، موجودی و بدهی‌های دریافتی) و دارایی‌های ثابت (مانند تجهیزات و اموال ثابت) است.
۲. دسته‌بندی بدهی‌ها: شامل بدهی‌های جاری (مانند بدهی‌های نقدی و بدهی‌های پرداختی در آینده) و بدهی‌های ثابت (مانند وام‌ها و بدهی‌های طولانی‌مدت) است.
۳. حقوق صاحبان سهام: شامل حساب سرمایه اول دوره و طی دوره و سود انباشته است.
و….
ترازنامه حسابداری با استفاده از نرم‌افزار ابنیه سافت به طور خودکار محاسبه شده و در قالب گزارشی شامل نمودارها و جداول مربوطه ارائه می‌شود. همچنین، مراجعه کنندگان می‌توانند فیلترها، جستجوها و تجزیه و تحلیل‌های مختلف را بر روی ترازنامه اعمال کنند تا اطلاعات مورد نیاز خود را با دقت بیشتری بررسی کنند.
