سازنده و گزارشات حسابداری | معرفی ۷ گزارش اصلی + شرح کامل دلیل اهمیت آن

نقش سازنده و گزارشات حسابداری در ساخت و ساز

سازنده و گزارشات حسابداری دو رکن اصلی و اساسی در موفقیت یک پروژه ساختمانی و ساخت و ساز است. به زبان ساده اینکه در جریان یک پروژه ساختمانی اگر سازنده به اطلاعات و ریزگزارشات مالی و حسابداری دترسی نداشته باشد عملا نمی تواند تصمیمات استراتژیک و کاربردی اتخاذ کند.
این را باید بدانیم که مدیریت مالی پروژه‌های ساختمانی به عنوان یکی از ارکان اصلی موفقیت در صنعت ساختمان شناخته می‌ شود. یکی از ابزارهای حیاتی برای مدیران پروژه، پیمانکاران، و سازندگان، گزارش‌های حسابداری است که نه تنها به آن‌ها کمک می‌کند هزینه‌ها و درآمدهای پروژه را پیگیری کنند، بلکه اطلاعات ارزشمندی برای تصمیم‌ گیری‌ های مالی در اختیارشان قرار می‌دهد.
در این مقاله، ۷ گزارش حسابداری برتر که هر سازنده باید بداند، معرفی خواهیم کرد. این گزارش‌ها به سازنده کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را با موفقیت و در چارچوب بودجه مدیریت کنید.

۱. گزارش هزینه‌ های پروژه از سازنده و گزارشات حسابداری (Project Cost Report)

گزارش هزینه‌های پروژه یکی از مهم‌ترین گزارش‌ های حسابداری برای هر سازنده است. این گزارش شامل تمام هزینه‌های مرتبط با پروژه، از جمله هزینه‌های مستقیم (مانند مواد، دستمزد کارگران، و تجهیزات) و هزینه‌های غیرمستقیم (مانند اجاره، بیمه، و هزینه‌های عمومی) می‌شود.
این هزینه باید انواع فیلتر مخصوصا فیلتر بر اساس زمان را داشته‌باشد که سازنده‌بتواند بر اساس آن گزارشات خود را کاملا به صورت موشکافانه بررسی‌کند.
سازنده و گزارشات حسابداری آن بی شک از گزارش هزینه های پروژه آغاز می شود.

• چرا مهم است؟
  این گزارش به سازنده ها کمک می‌ کند تا تمام هزینه‌هایی که در پروژه مصرف کرده اند را به دقت ثبت کرده و بررسی کنند که آیا هزینه‌ها در محدوده بودجه پیش‌ بینی‌شده قرار دارند یا خیر.
  علاوه بر این، در صورتی که هزینه‌ها از حد معینی بیشتر شوند، این گزارش به شما هشدار می‌دهد که نیاز به اصلاح استراتژی مالی دارید.
  در نظر بگیرید که اگر در جریان یک پروژه ساختمانی سازنده پروژه اقدام به بررسی میزان هزینه‌کرد هر سرفصل نکند و فقط در انتهای پروژه مانده اصلی هر هزینه را بررسی کند دچار چالش های بسیار زیادی می شود.
• کاربرد:
  گزارش هزینه‌های پروژه به سازنده این امکان را می‌دهد که از افزایش غیرمنتظره و خارج از چهارچوب و بودجه هزینه‌ ها جلوگیری کرده و تصمیمات مالی بهتری برای ادامه پروژه اتخاذ کند. به‌طور ویژه، این گزارش برای سازندگانی که در پروژه‌ های ساختمانی بزرگ کار می‌کنند، می‌تواند مانع از ورشکستگی ناشی از اشتباهات هزینه‌ای شود.

۲. گزارش جریان نقدینگی (Cash Flow Report)

جریان نقدینگی یا Cash Flow گزارش دیگری است که تأثیر زیادی بر روی مدیریت مالی پروژه‌های ساختمانی دارد. این گزارش نشان می‌دهد که آیا پروژه در وضعیت مالی پایداری قرار دارد و آیا شرکت قادر به پرداخت هزینه‌های جاری خود خواهد بود یا خیر.
سازنده و گزارشات حسابداری را گزارش جریان نقدی بسیار کامل می کند.
در جریان یک پروژه ساختمانی مبالغ بسیاری به پروژه واریز شده و مبالغ بسیاری نیز از آن خارج می شوند و در این بین مدیریت دریافت ها و پرداخت ها و درادامه دریافت گزارش جامعی از نقدینگی دارای اهمیت بسیار زیادی است.

• چرا مهم است؟
  این گزارش به شما می‌گوید که پول چگونه به پروژه واریز و در ادامه چگونه از آن خارج شده است و اینکه چه زمانی ممکن است با مشکل کمبود نقدینگی مواجه شوید. این امر برای برنامه‌ریزی بهتر پرداخت‌ ها و مدیریت بدهی‌ ها بسیار ضروری است.
• کاربرد:
  اگر به درستی جریان نقدینگی را پیگیری کنید، می‌توانید زمان‌های بحرانی که نقدینگی کمی دارید را شناسایی کنید و برای جبران آن اقدامات لازم را انجام دهید. این گزارش همچنین به شما کمک می‌کند تا از تأخیر در پرداخت‌ها یا نیاز به استقراض در مراحل مختلف پروژه جلوگیری کنید. ذکر این نکته بسیار مهم است که در جریان بسیاری از پروژه های ساختمانی مدیران با کسری مواجه می شوند و نیاز به استقراض پیدا می کنند.

۳. گزارش درآمد و هزینه از سازنده و گزارشات حسابداری (Profit & Loss Report)

گزارش سود و زیان یکی از گزارشات کلیدی برای ارزیابی وضعیت مالی کلی یک پروژه است. این گزارش تمام درآمدها و هزینه‌های پروژه را در بازه زمانی خاص بررسی می‌کند.
با استفاده از این گزارش سازنده به راحتی می تواند درک صحیح از روال مالی و سودآوری و یا زیان دهی پروژه ساختمانی داشته باشد. این گزارش مسیری مالی و ریالی پروژه را کاملا شفاف می کند.
بسیاری از سازنده‌ها اقدام‌به ساخت پروژه های ساختمانی می کنند و در پایان پروژه بدون اینکه بدانند آیا پروژه سودده بوده‌است و یا زیان‌ده آن را اتمام و پروژه ساختمانی جدید را شروع می کنند.
این رفتار سازنده ها بسیار خطرناک است زیرا به راحتی می تواند منجر به ورشکستی آنها شود.

• چرا مهم است؟
  گزارش درآمد و هزینه یا همان سود و زیان به شما نشان می‌دهد که آیا پروژه ساختمانی شما سودده است یا زیان ده. این گزارش به مدیران کمک می‌کند تا سریعاً وضعیت مالی پروژه ساختمانی را ارزیابی کرده و در صورت لزوم اقداماتی برای بهبود آن انجام دهند.
• کاربرد:
  گزارش سود و زیان به شما کمک می‌کند تا سودآوری پروژه را تحلیل کرده و تصمیمات بهتری در مورد تخصیص منابع و بودجه‌بندی بگیرید. اگر پروژه در حال از دست دادن پول است، می‌توانید اقدامات اصلاحی مانند کاهش هزینه‌ها یا بهینه‌سازی منابع را انجام دهید.

۴. گزارش عملکرد پیمانکاران فرعی (Subcontractor Performance Report)

در پروژه‌های ساختمانی و ساخت و ساز، پیمانکاران فرعی بخش زیادی از هزینه‌های پروژه و زمان پروژه را به خود اختصاص می‌دهند. گزارش عملکرد پیمانکاران فرعی در پروژه های ساختمانی به سازندگان کمک می‌کند تا از کیفیت کار آن‌ها و تطابق با زمان‌بندی و بودجه اطمینان کامل حاصل کنید.

• چرا مهم است؟
  گزارش عملکرد پیمانکاران فرعی به سازنده ها کمک می کند تا بدانند که آیا پیمانکاران فرعی طبق توافقات عمل کرده‌اند یا خیر. در صورتی که پیمانکار فرعی تأخیر داشته‌باشد یا هزینه‌های اضافی ایجاد کند، می توانند تصمیمات لازم را بگیرید و پروژه را در مسیر صحیح خود قرار دهند.
• کاربرد:
  با استفاده از گزارش پیمانکاران فرعی، سازنده می تواند مشکلات را قبل از اینکه به بحران تبدیل‌شوند، شناسایی‌کرده و با پیمانکاران فرعی ارتباط برقرار کنند تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری‌شود.

۵. گزارش اقلام خریداری‌ شده و مصرفی (Purchases & Consumption Report)

در پروژه‌های ساختمانی و ساخت و ساز، خرید و مصرف مصالح و تجهیزات می‌تواند بخش بزرگی از هزینه‌های پروژه را تشکیل دهد. گزارش اقلام خریداری‌ شده و مصرفی به شما کمک می‌کند تا تمامی خریدها و مصرف مواد را پیگیری کنید.
در بسیاری از پروژه های ساختمانی و ساخت و ساز، سازنده جهت مشاهده مانده اقلام و در ادامه بررسی کارتکس کالا نیاز به تعریف انبار دارد، اما در بسیاری از پروژه های ساختمانی روال متفاوت است و سازنده نیازی به انبارداری ندارد و کالا و مصالح به صورت کاملا مستقیم به هزینه تبدیل می شوند.

• چرا مهم است؟
  این گزارش به شما نشان می‌دهد که آیا مواد و مصالح به درستی مصرف شده‌اند یا خیر و از میزان هدر رفت منابع جلوگیری می‌کند. در بسیاری از اوقات از این گزارش می توان برای جلوگیری از سرقت و یا جلوگیری از اضافه مصرف استفاده کرد.
• کاربرد:
  با استفاده از گزارش اقلام خریداری‌‌شده و مصرفی می‌توانید مطمئن شوید که هیچ‌گونه اتلافی در مصرف مواد وجود ندارد و مواد خریداری‌شده به طور مؤثر در پروژه استفاده‌می‌شوند.

۶. گزارش قرارداد ها و پرداخت‌ ها (Contracts & Payments Report)

در پروژه‌ های ساختمانی و ساخت و ساز، مدیریت قراردادها و پرداخت‌ها یکی از جنبه‌های حیاتی است. گزارش قراردادها و پرداخت‌ها به شما کمک می‌کند تا وضعیت تمامی قراردادها و پرداخت‌ها را بررسی کنید. باید در نظر داشت که بسیاری از افراد حقیقی و حقوقی روی روال پرداخت هایشان خیلی حساس هستند و باید به موقع اقدام به تسویه حساب با آنها کرد پس تعیین روال برای پرداخت ها دارای اهمیت بسیاری زیادی است.

• چرا مهم است؟
  این گزارش به شما این امکان را می‌دهد که بررسی کنید که آیا پرداخت‌ ها و تسویه حساب با کلیه افراد حقیقی و حقوقی به موقع انجام شده‌اند یا خیر و آیا قراردادها مطابق با توافقات اجرا شده‌اند.
• کاربرد:
  این گزارش از تأخیر در پرداخت‌ها و مشکلات احتمالی در قراردادها جلوگیری می‌کند و می‌تواند به بهبود روابط با پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کمک کند.

۷. گزارش فروش و پیش فروش(Sales & PreSales)

یکی دیگر از گزارشاتی که سازندگان را در مسیر موفقیت پروژه کمک بسیار زیادی می کند گزارش فروش و پیش فروش است. در این گزارش سازنده‌باید میزان دقیق فروش و پیش فروش هر پروژه را بررسی‌کرده و در ادامه سود و زیان حاصل‌از پروژه و همچنین هر واحد را بررسی‌کند تا در ادامه بتواند تصمیمات صحیحی اتخاذ‌کند.
سازنده و گزارشات حسابداری مربوط به فروش و پیش فروش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

• چرا مهم است؟
  این گزارش می تواند وضعیت سود دهی پروژه را تا درصد زیادی محاسبه و در ادامه از زیان های احتمالی در فروش پروژه جلوگیری کند.
• کاربرد:
  این گزارش میزان به صورت دقیق میزان فروش و پیش فروش های پروژه را محاسبه می کند.

مطالعه بیشتر: پیش فروش آپارتمان | ابزاری موثر برای تامین مالی و مدیریت …

نقش نرم افزار حسابداری برای سازنده و گزارشات حسابداری

تا این قسمت از مقاله به بررسی مهمترین گزارشات در پروژه های ساختمانی و ساخت و ساز پرداختیم. در نظر داشته باشید که برای تهیه این گزارشات بدون استفاده از ابزاری خاص با مشکلات بسیار زیادی روبه رو می شوید.

مهمترین ابزار برای تهیه گزارشات مالی و حسابداری در پروژه های ساختمانی و ساخت و ساز نرم افزارهای حسابداری هستند. یکی از مهمترین و کاملترین نرم افزارهای حسابداری که به صورت تخصصی به حسابداری پروژه های ساختمانی و ساخت و ساز پرداخته است نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت است.

در نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت امکانات بسیار زیادی فراهم شده‌است که با استفاده از آن می توان به گزارشات بسیار مطلوبی دست‌یافت.
در نرم افزار حسابداری ساختمان سازی ابنیه سافت می توان به تمامی گزارشاتی که از ابتدای مقاله به آن اشاره کردیم دسترسی پیدا کرد.

جمع بندی از سازنده و گزارشات حسابداری

استفاد از گزارشات حسابداری مسیر موفقیت پروژه را کاملا تضمین می کند پس سازنده ها باید بدانند که در مسیر پروژه و به صورت روتین و روزانه گزارشات مالی را از طریق نرم افزارهای حسابداری تهیه و آنها را به دقت بررسی کنند.