آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت: راهنمایی جامع برای تازه‌کاران

مقدمه

آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت را به صورت جامع در این مقاله برای شما پیش خواهیم برد. نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت به عنوان دستیاری هوشمند، نقشی کلیدی در موفقیت مدیران پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری ایفا می‌کند.

از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت نسبت به سایر نرم‌افزارهای موجود در بازار می‌توان به تخصصی بودن آن در حوزه پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری اشاره کرد. همچنین، این نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که استفاده از آن نیاز به دانش تخصصی حسابداری ندارد.

پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری معمولاً شامل بودجه‌های بزرگ، شرکای بسیار، تعداد زیادی از پیمانکاران، منابع متنوع مالی و بازه‌های زمانی طولانی هستند. از این رو، مدیریت مالی دقیق برای اطمینان از کنترل هزینه‌ها، به‌موقع بودن پرداخت‌ها و جلوگیری از هر گونه خطا و اختلال مالی بسیار ضروری است.

ما در گروه نرم افزاری ابنیه سافت تمامی تلاش خود را کرده ایم که فرآیند حسابداری و مدیریت مالی پروژه ها را با ارائه گزارشات دقیق بسیار کارآمد کنیم.
در ادامه به آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت می پردازیم.

امکانات نرم افزار حسابداری در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت

نرم افزار حسابداری ابنیه سافت می تواند با امکاناتی که در اختیار کاربرانش قرار می دهد آنها در مسیر موفقیت پروژه به طرز قابل توجهی کمک کند.

امکانات نرم افزار حسابداری ابنیه سافت را می توان در دسته بندی های زیر به صورت کلی جای دهیم:

• حسابداری 
• خزانه داری
• اشخاص
• مناقصه 
• فهرست بها
• کالا و مصالح مصرفی 
• ضمانت نامه 
• کارگاه
• قرارداد
• صوت هزینه و هزینه ها
• پیش فروش
• صورت وضعیت و درآمدها
• مدیریت کاربران 

کلیه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت طرح ریزی شده اند زیر مجموعه مواردی است که در بالا به آنها پرداختیم.

حسابداری در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت 

اولین قدم در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت یادگیری قسمت حسابداری است.

با اینکه در ابتدای مقاله اشاره کردیم که استفاده از نرم افزار حسابداری ابنیه سافت نیاز به دانش تخصصی حسابداری ندارد اما امکانات حسابداری به صورت جامع در نرم افزار تعبیه شده است و کاربران به راحتی به تمامی امکانات حسابداری دسترسی دارند.

مهمترین نکته در ساختار حسابداری نرم افزار حسابداری ابنیه سافت این است که اسناد حسابداری به صورت کاملاً اتوماتیک و در زمان ثبت عملیات صادر می‌گردند.

به زبان ساده تر اینکه در زمان ثبت فاکتورهای خرید، ثبت صورت های هزینه، ثبت فروش و یا پیش فروش ساختمان، صدور صورت وضعیت ها و یا سایر عملیات دیگر اسناد حسابداری به صورت کاملا اتوماتیک صادر و در اختیار کاربران قرار می گیرد.

همچنین کدینگ حسابداری به صورت کامل برای کاربران در نظر گرفته شده است و نیازی به طراحی و تعریف کدینگ حسابداری برای کاربران نیست.

از مهمترین امکانات منوی حسابداری در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت می توان به پیمایش حساب ها در کدینگ حسابداری اشاره کرد که دستیابی به حساب ها و بررسی گردش آنها را برای کاربر بسیار آسان کرده است.

در ساختار کدینگ حسابداری ۸ سطحی نرم افزار حسابداری ابنیه سافت طبقه حساب، گروه حساب، حساب کل، حساب معین، گروه های تفضیلی،حساب های  تفضیلی، حساب های تفضیلی ۲ و حساب های تفضیلی ۳ تعریف شده اند.

امکان صدور اسناد دستی به صورت عادی و یا افتتاحیه نیز برای کاربران فراهم است.

از مهمترین گزارشاتی که در منوی حسابداری نرم افزار حسابداری ابنیه سافت فراهم شده است می توان به درخت حساب ها، دفاتر روزنامه و کل، صورت وضعیت مالی یا همان ترازنامه، تراز آزمایشی ۲ -۴ – ۶ ستونی در سطح کل و معین اشاره کرد.

خزانه داری در آموزش نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

قدم دوم در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت وروده به قسمت خزانه داری نرم افزار است.
در نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت، تمامی مراودات مالی مرتبط با پروژه‌ها از طریق منوی خزانه‌داری مدیریت و ثبت می‌شوند. به زبان ساده‌تر، تمامی نقل‌وانتقالات مالی از جمله مراودات بانکی، چک‌ها، حساب‌های تنخواه و صندوق‌های نقدی از این بخش کنترل می‌شود.

تعریف حساب‌ها

در منوی خزانه‌داری و تب تعاریف اولیه، کاربران می‌توانند کلیه حساب‌های بانکی، تنخواه و صندوق‌های نقدی را گروه‌بندی و تعریف کنند. در تعریف حساب‌های بانکی، جزئیاتی مانند کد شعبه، نام شعبه، نوع حساب، شماره حساب، شماره کارت، شماره تماس، شماره شبا و آدرس درج می‌شود. نکته مهم این است که نمی‌توان دو بانک با یک شماره حساب تعریف کرد.

عملیات پرداخت در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت

در بخش عملیات خزانه‌داری، امکان ثبت پرداخت‌ها و دریافت‌ها به‌راحتی فراهم است. در بخش پرداخت، کاربران می‌توانند عملیات پرداخت به شخص، هزینه، تنخواه، بانک یا صندوق را ثبت کنند. این پرداخت‌ها می‌تواند از منابعی مانند بانک، تنخواه، صندوق، درآمد، چک پرداختی یا خرج چک دریافتی انجام شود. برای مثال، اگر بخواهیم مبلغی را از حساب بانکی پروژه به پیمانکار پرداخت کنیم، کافی است در بخش “پرداخت به” شخص مورد نظر را انتخاب کرده و در بخش “پرداخت از” بانک مورد نظر را تعیین کنیم.

عملیات دریافت در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت

در عملیات دریافت نیز، کاربران می‌توانند منبع دریافت را مشخص کنند. منابعی همچون اشخاص، بانک، درآمد، صندوق و تنخواه در این بخش وجود دارند. همچنین، می‌توان تعیین کرد که دریافت‌ها به کدام حساب واریز شوند؛ این حساب‌ها شامل حساب بانکی، شخص، تنخواه، صندوق، هزینه و چک دریافتی هستند.

گزارشات چک‌های دریافتی و پرداختی در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت

یکی از مهم‌ترین امکانات بخش خزانه‌داری، زیر منوی گزارشات چک‌های دریافتی و پرداختی است. کاربران با ورود به این بخش می‌توانند به‌صورت کامل چک‌های دریافتی و پرداختی خود را مدیریت کنند و بر گردش آن‌ها نظارت داشته باشند.

گردش حساب‌ها و فیلترهای زمانی

در بخش خزانه‌داری، کاربران به‌راحتی می‌توانند با اعمال فیلترهای زمانی، گردش کلیه بانک‌ها، حساب‌های تنخواه و صندوق‌های نقدی را مشاهده و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنند.

اشخاص در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت 

برای آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت باید به یادگیری اصولی تعریف اشخاص مختلف در نرم افزار با ذکر جزئیات بپردازیم. اشخاص حقیقی و حقوقی بسیاری در جریان یک پروژه پیمانکاری و ساختمانی و برای به نتیجه رسیدن آن با مدیران پروژه همکاری می کنند.

در این میان، ثبت کلیه بدهکاری‌ها و بستانکاری‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد تا بتوان در طول پروژه گزارش‌های دقیق و کاربردی دریافت کرد.

با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت، کاربران قادر هستند تمامی افراد حقیقی و حقوقی درگیر در پروژه را به‌صورت گروه‌بندی شده تعریف کنند.

هنگام ثبت اطلاعات افراد، تمامی جزئیات هویتی و دیگر اطلاعات ارزشمند نیز ثبت می‌شوند تا در مراحل بعدی برای مدیریت و گزارش‌گیری به کار گرفته شوند.

باید در نظر داشت که هیچ فردی با نام فامیلی یکسان در نرم افزار ثبت نمی شود مگر اینکه این افراد دارای کد ملی متفاوتی باشند.

هر زمانی که کاربر نیاز داشته باشد به راحتی میتوانند به گردش حساب اشخاص دسترسی داشته باشد.

مناقصه در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت

یادگیری اصولی ثبت مناقصه اقدام بعدی آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت یکی از امکاناتی که در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت فراهم شده مناقصه است. کاربرانی که برای پروژه های خود نیاز به برنده شدن در مناقصه دارند می توانند به تعریف مناقصه با کلیه جزئیات آن بپردازند تا در زمان تعریف پروژه بتوانند مناقصه را نیز انتخاب نمایند.

فهرست بها در آموزش نرم افزار حسابداری ابنیه سافت 

در مسیر آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت به ثبت فهرست بها می رسیم. طبق اصول حسابداری پیمانکاری و برای تعریف کلیه صورت وضعیت ها باید در ابتدا اقدام به تعریف فهرست بها کنبد .

با ورود به قسمت مربوط به تعریف فهرست بها در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت می توانید اقدام به تعریف فهارس بها کنید.

برای تعریف واحد های فهرست بها در این قسمت و در ابتدا اقدام به تعریف واحدهای فهرست بها مانند متر مربع، مترمکعب و سایر واحدها می کنیم که در ادامه و در تعریف فهرست بها بتوانیم از آنها استفاده کنیم.

در ضرایب فهرست بها می توان اقدام به تعریف ضرایب مختلف فهرست بها مانند ضریب بالاسری، ضریب ارتفاع، ضریب منطقه ای، ضریب پیمان و سایر ضرایب کنیم.

باید درنظر داشته باشیم که از این ضرایب می توان در زمان تنظیم صورت وضعیت ها استفاده کنیم.

در قسمت پایانی فهرست بها اقدام به تعریف لیست فهرست بها می کنیم.

در این فرم اطلاعاتی مانند شماره آیتم، رشته آیتم، واحد، قیمت و سایر اطلاعات از کاربر دریافت میشود.

کالا و مصالح مصرفی در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

با ورود به این بخش، کاربران به‌راحتی قادرند اقدام به تعریف کالاها و مصالح مصرفی و همچنین تعریف انبارها کنند. پس از آن، امکان ثبت فاکتورهای خرید نیز وجود دارد. در قسمت گزارشات، می‌توان گزارش‌های مختلفی را بر اساس پارامترهای متعدد بررسی کرد.

ابتدا در بخش کالا و مصالح مصرفی، در تعاریف اولیه اقدام به گروه‌بندی کالاها و مصالح می‌شود. هرچه این گروه‌بندی دقیق‌تر و تفکیک‌شده‌تر باشد، گزارشات بهتری در ادامه دریافت خواهد شد.

سپس به تعریف واحدها میپردازیم. هر کالایی دارای واحدی برای خرید و مصرف است. به عنوان مثال، آهن به‌صورت شاخه و سیمان و گچ به‌صورت پاکت تعریف می‌شوند.

بعد از گروه‌بندی و تعریف واحدهای کالایی، نوبت به تعریف کالاها می‌رسد. در این مرحله باید گروه و واحد کالا مشخص شود. همچنین کالاها می‌توانند به‌عنوان هزینه‌کرد یا دارایی ثبت شوند.

در ادامه، انبارها معرفی می‌شوند. هنگام تعریف انبار، لازم است حساب معینی برای آن در نظر بگیریم.

در بخش عملیات، امکان ثبت فاکتورهای خرید فراهم است. هنگام ثبت فاکتور خرید، می‌توان مشخص کرد که آیا کالاها به انبار منتقل می‌شوند یا به عنوان دارایی است. همچنین امکان تعیین تخفیف، ارزش افزوده، کرایه بار، کارگر حمل و سایر اضافات وجود دارد.

اگر فاکتور خرید به صورت نقدی از تنخواه پرداخت شود، می‌توان تسویه آن را از طریق حساب تنخواه انجام داد.

در بخش گزارشات نیز می‌توان به گردش کامل کالاها دسترسی داشت. کاربران قادرند با استفاده از فیلترهایی مانند زمان، پروژه، گروه کالا، تامین‌کننده و دیگر فیلترها، گزارش‌های مورد نیاز خود را دریافت کنند.

ضمانت نامه در آموزش نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

ضمانت نامه را می توان یکی از اوراق مهم در کلیه قراردادهای پیمانکاری و ساختمانی دانست. اگر به هر دلیل کاربران نیاز به صدور ضمانت نامه ها داشته باشند کاربران می توانند در این قسمت اقدام به تعریف آنها کننند.

در فرم مناقصه می توان قرارداد، مناقصه و سایر اطلاعات مورد نیاز را ثبت نماییم.

کارگاه در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

در قسمت کارگاه ها کاربران می توانند کارگاه هایی که در پروژه اقدام به عملیات می کنند را تعریف نمایند. در فرم صورت هزینه انتخاب کارگاه فراهم است.

تعریف قرارداد در آموزش نرم‌افزار حسابداری ابنیه سافت

یکی از مهم‌ترین موضوعات در تمامی پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری، تعریف قرارداد است. زیرا تمامی عملیات از جمله فاکتورهای خرید، صورت‌های هزینه، فروش و پیش‌فروش، صورت‌وضعیت‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها و سایر اقدامات، باید به طور مستقیم با پروژه مرتبط باشند تا بتوان گزارشات دقیق و مرتبط را از نرم‌افزار دریافت کرد.

نحوه ثبت قرارداد جدید

در این بخش، با کلیک بر روی دکمه “قرارداد جدید”، وارد فرم تعریف قرارداد می‌شویم و می‌توان عملیات ثبت قرارداد را با ذکر جزئیات آن انجام داد.

انتخاب حساب قرارداد

یکی از نکات کلیدی در ثبت قرارداد، انتخاب حساب معین برای قرارداد است. پیش از تعریف قرارداد، باید حساب مربوطه در لیست حساب‌های معین ثبت شده باشد تا عملیات به درستی انجام شود.

اهمیت متراژ در ثبت قرارداد

هنگام ثبت قرارداد، متراژ پروژه نقش مهمی دارد. یکی از آیتم‌های اصلی در گزارشات سود و زیان پروژه، امکان محاسبه بهای تمام‌شده هر متر مربع است. با وارد کردن متراژ پروژه و تقسیم تمامی هزینه‌های انجام‌شده بر متراژ، می‌توان به بهای تمام‌شده هر متر مربع دست یافت. این قابلیت به پیمانکاران کمک می‌کند تا هزینه‌های پروژه را به‌دقت بیشتری مدیریت و تحلیل کنند.

گزارشات پس از ثبت قرارداد

پس از ثبت قرارداد و اختصاص عملیات مختلف به آن، کاربران می‌توانند از بخش لیست قراردادها و با استفاده از گزینه “عملیات”، به گزارشات متنوعی از پروژه دست یابند. این گزارشات شامل گردش کلی پروژه، گردش هزینه‌های پروژه، گزارش سود و زیان پروژه و گزارش شرکا است.

تعیین شرکای قرارداد

پس از تعریف قرارداد، امکان مشخص کردن شرکای پروژه به تفکیک و بر اساس درصد وجود دارد. کاربران می‌توانند تا ۱۰۰ درصد پروژه را میان افراد مختلف تقسیم کنند. همچنین در بخش دریافت‌ها و پرداخت‌ها، اگر از نام شرکا استفاده شود و قرارداد مربوطه انتخاب گردد، اطلاعات وارد حساب واریز و برداشت شرکا می‌شود.

صورت هزینه و هزینه ها در آموزش نرم افزار حسابداری ابنیه سافت 

صورت هزینه یکی از مهمترین قسمت ها در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت می باشد. به جرات می توان گفت مهمترین قسمت در مدیریت و حسابداری پروژه های پیمانکاری و ساختمانی، مدیریت هزینه ها می باشد.

هزینه یابی و مدیریت هزینه یکی از مهمترین ارکان در حسابداری پروژه های ساختمانی و پیمانکاری است.

در این قسمت از نرم افزار و در ابتدا کاربر می تواند کلیه هزینه هایی که در پروژه اتفاق می افتد را در ابتدا گروه بندی و در ادامه تعریف نماید.

در فرم صورت هزینه این امکان برای کاربر فراهم است که هزینه های پروژه را در مراکز هزینه مختلف بصورت نقدی و یا اعتباری ثبت نماید.

از نکات قابل توجه در فرم صورت هزینه این است که کاربران می توانند هزینه های خود را هم به صورت نقدی و پرداخت از تنخواه و هم بصورت اعتباری و ثبت در حساب اشخاص و هم بصورت برداشت از انبار ثبت نمایند.

در این فرم و در صورتی که صورت هزینه به غیر از حالت برداشت از انبار باشد کاربر میتواند در هر هزینه درصدی را برای شخصی دیگر در نظر بگیرد.

به عنوان مثال اگر شخصی به عنوان مدیر پروژه درصدی از هر هزینه دریافت میکند به راحتی می توان آن را در صورت هزینه ثبت نماییم.

کلیه مصالح مصرفی نیز در این فرم قابل ثبت میباشد، به زبان ساده تر و با انتخاب تیک کالا و مصالح کاربر می تواند اقدام به ثبت مصرف کلیه مصالح در پروژه نماید. در نظر داشته باشید که فقط و در صورتی که برداشت از انبار انتخاب شود گردش کالا در انبار ثبت می شود و در غیر اینصورت گردشی برای کالا ثبت نمی شود و فقط در گردش هزینه ها می توان آن را بررسی نمود.

در قسمت گزارشات هم گزارشات بسیار متنوعی و بر اساس فیلترهای مختلف برای کاربر است که می تواند وی را در مسیر مدیریت پروژه بسیار یاری دهد.

پیش فروش در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

در عملیات پیش‌فروش واحدها، به‌راحتی می‌توان تمامی واحدهای فروخته‌شده را به همراه جزئیات مربوطه ثبت کرد. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا فرآیندهای فروش را دقیق‌تر مدیریت کرده و به اطلاعات کامل هر واحد دسترسی داشته باشند.

با ورود به این فرم و انتخاب قرارداد و در ادامه خریدار و ثبت جزئیات معامله مانند متراژ ، دانگ، نوع سند، نوع ملک و کاربری، امتیازات ملک و سایر جزئیات می توانیم مشخصات دقیقی از وضعیت فروش واحدها ذخیره کنیم.

در نظر داشته باشید که با هر ثبت پیش فروش درآمدی برای قرارداد در صورت سود و زیان پروژه ثبت می شود.

صورت وضعیت و درآمدها در آموزش کامل نرم افزار حسابداری ابنیه سافت

در تمامی پروژه های پیمانکاری ثبت صورت وضعیت ها به منزله ی شناسایی درآمدها می باشند.

بعد از اینکه در قسمت فهرست بها اقدام به تعریف کلیه فهارس بها کرده ایم حال می توانیم از آنها در جریان ثبت صورت وضعیت ها استفاده کنیم.

قبل از اینکه وارد فرم ثبت صورت وضعیت شویم در ابتدای این قسمت و در تعاریف اولیه به معرفی سرفصل های درآمدی می پردازیم که از آنه می توانیم در جریان عملیات دریافت و پرداخت استفاده نماییم.

نکته دیگر در تعاریف اولیه امکان تعریف انواع کسورات صورت وضعیت است که به راحتی و برای استفاده در صورت های وضعیت می توانیم از آن استفاده نماییم.

در فرم صورت وضعیت و با انتخاب قرارداد می توانیم آیتم های فهرست بها را انتخاب و در ادامه با ثبت کسورات آن اقدام به ثبت صورت وضعیت کنیم.

مدیریت کاربران در نرم افزار حسابداری ابنیه سافت 

آخرین مرحله در آموزش کامل نرم‌افزار ابنیه سافت قسمت کاربرا است. برای مدیریت دسترسی کلیه کاربران می توان از قسمت کاربران استفاده کرد.

در این قسمت محدودیت های بسیار متنوعی برای تعریف کاربران تعبیه شده‌است که می توان با استفاده از آن به راحتی کاربران مختلف را مدیریت کنیم.